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zuletzt aktualisiert am 08.07.2024
Als Virtuelle Assistenz arbeiten: 9 Gründe, an denen viele Virtuelle Assistentinnen scheitern
Als Virtuelle Assistenz ortsunabhängig und flexibel arbeiten? Dabei die Füße im Pool baumeln lassen und abends auf der Sonnenterrasse einen Cocktail schlürfen… Ach, das Leben kann so schön sein. Fernab der Realität.
Klopf, klopf: Hier ist die Realität. Und ich hole dich jetzt leider ein bisschen wieder in das Hier und Jetzt zurück.
Denn ganz so zuckersüß ist das Online Business als Virtuelle Assistenz zu Beginn jedenfalls nicht. Es gilt (wie in jeder Selbstständigkeit übrigens) die ersten Wochen und Monate (oder vielleicht auch Jahre) zu überstehen, bis du ein nachhaltiges Business aufgebaut hast, das eine gewisse Basis bietet.
So, und weil du hier bei mir bist, werde ich dir meine ehrliche Einschätzung geben, was du besser nicht tun solltest, wenn du es ernst meinst, als Virtuelle Assistenz zu arbeiten und dir damit deinen Lebensunterhalt zu verdienen.
Wir nennen sie die „Not-to-do-Liste für Virtuelle Assistentinnen“ und ich hoffe, du nimmst ein paar Punkte für dich mit, die du so nicht umsetzt, sondern sie für dich adaptierst, damit dein Wunsch vom orts- und/oder zeitunabhängigen Arbeiten in Erfüllung geht.
Als Virtuelle Assistenz online Geld verdienen ist möglich - von jedem Ort der Welt
Hi, ich bin Lisa und falls wir uns noch nicht kennen: Ich arbeite seit 2019 online und startete als Virtuelle Assistenz mein Online Business. Nach meiner Weiterbildung zur Social Media Managerin fokussierte ich mich ausschließlich auf das Social Media Management (vorrangig auf Instagram) für selbstständige Frauen – und damit gelang es mir, nach knapp 9 Monaten ausgebucht zu sein.
Heute arbeite ich nicht nur als Social Media Assistant (Virtuelle Assistenz mit dem Schwerpunkt Social Media) und Social Media Beraterin für Selbstständige, sondern auch als Mentorin für Virtuelle Assistentinnen, die Social Media als Dienstleistung anbieten wollen, um sich ihren Wunsch von einem Online Business zu erfüllen.
Dieser Blogartikel spiegelt deshalb so gut meine bisherigen Erfahrungen wieder, weil ich seit fünf Jahren in dieser Branche unterwegs bin.
Falls du eine Frage zum Beruf der Social Media Assistant hast, kannst du mich jederzeit gerne per Mail kontaktieren.
Die Don'ts als Virtuelle Assistenz und wie du es besser machst
Grund 1: "Du willst allen Menschen helfen und fokussierst dich deshalb nicht auf eine konkrete Zielgruppe."
Das Helfersyndrom kenne ich nur zu gut und kann deshalb sehr gut nachvollziehen, dass du – gerade am Anfang deiner Karriere als Virtuelle Assistenz – allen Menschen, die als Kunden infrage kommen, auch helfen möchtest.
Aber Stopp: Dieser fatale Fehler bringt dir nicht mehr Kunden, wie du jetzt vielleicht noch denkst. Er wird dir höchstwahrscheinlich leider keine Kunden bringen. Weil du dich nicht auf eine bestimmte Gruppe (besser noch: Person) konzentrierst und diese mit deinem Marketing ansprichst.
Merke dir den Satz „Sprichst du alle Menschen an, wird sich niemand angesprochen fühlen!“. Stell dir einmal vor, ich würde auf diesem Blog neben Virtuellen Assistentinnen und digitalen Dienstleisterinnen auch noch Ärzte, Hundetrainer, Ergotherapeuten und Floristen ansprechen wollen? Denkst du, jemand würde sich wirklich abgeholt fühlen? Die einzelne Person wird in dieser „Ansprache“ untergehen und sich nicht weiter mit deinen Inhalten, deinen Angeboten beschäftigen.
Grund 2: "Du scheust eine Spezialisierung auf ein oder zwei Dienstleistungsbereiche."
Die fehlende Spezialisierung ist ebenfalls ein großes Don’t! Eigentlich ist es recht simpel: Wenn deinem potenziellen Kunden nicht klar ist, welches umfangreiche Know-how du besitzt und welche Ergebnisse du liefern kannst, wird er dich nicht als Profi wahrnehmen. Im Umkehrschluss bedeutet das: Er ist nicht gewillt, dir einen hohen Stundensatz zu zahlen.
Du kannst es mit einem Restaurant und einem „Imbiss“ mit internationaler Küche vergleichen: Wo zahlst du (freiwillig) mehr? In einem Restaurant, dass sich auf die mediterrane, frische Küche spezialisiert hat oder in einer Lokalität, die neben Pizza, Burger und Döner auch noch indisches und mexikanisches Essen anbietet? Die Antwort ist wohl in den meisten Fällen: Im Restaurant mit der Spezialisierung 😉
Die Spezialisierung bedeutet übrigens nicht, dass du nicht dein geliebtes Backoffice für Kunden übernehmen kannst. Wenn du beispielsweise das Social Media Management übernimmst und deine Kundin sucht jemanden, der auch den Posteingang im Auge behält oder Terminvereinbarungen vornimmt, kannst du ihr dennoch vorschlagen, diese Aufgaben ebenfalls zu übernehmen. Die wenigsten Kunden verhandeln hier noch mit dir über den Stundensatz, weil sie deine Leistungen bereits kennen und zufrieden sind.
Grund 3: "Du traust dich nicht, dich und dein Angebot sichtbar zu machen (beispielsweise mit einer Website und auf Social Media) und bist deshalb online nicht vertreten"
Ja, es gibt immer wieder Ausnahmen, die fünfstellig im Monat verdienen, ohne Social Media und ohne eine Website. Hier kommt mein großer Einwand: Was machen diese Kolleginnen, wenn ihnen die Stammkunden wegbrechen? Und glaub mir: Ich habe diesen Fall schon erlebt, dass zwei große Kunden innerhalb von 4 Wochen die Projekte aus wirtschaftlichen Gründen gestrichen haben… Ohne mein Marketing auf Instagram und mit meiner Website wäre ich hier wirklich an meine Grenzen gekommen.
Mein persönlicher Rat: Eine Website gehört immer noch zu einer professionell angedachten Selbstständigkeit dazu. Du brauchst gar keine 10 Seiten füllen. Ein One-Pager reicht für den Anfang völlig aus. Eine kurze Vorstellung, dein Angebot, zwei Referenzen und die Kontaktmöglichkeiten sind easy erstellt und zahlen – nicht nur dank SEO – auf deine Sichtbarkeit ein. (Impressum und Datenschutzerklärung bitte nicht vergessen).
Auch ein Account auf einem Social Media Portal deiner Wahl ist eine sinnvolle Ergänzung in deiner Marketingstrategie. Auf diesem Account kannst du Projektergebnisse teilen, FAQs deiner Zusammenarbeit, über dein Angebot sprechen oder einfach auch mal über den Businessalltag als Virtuelle Assistenz. Denn hier zählt nicht nur das Fachliche, sondern auch deine Persönlichkeit. Potenzielle Kunden informieren sich oftmals bereits vor der ersten Anfrage, ob ihr harmonieren könntet. Dies geschieht häufig unbewusst über Social Media.
Grund 4: "Du baust dir kein Netzwerk in der VA-Szene auf"
Vielleicht bist du introvertiert, arbeitest gerne für dich alleine im stillen Kämmerlein und willst deshalb aus dem Homeoffice als Virtuelle Assistenz arbeiten. Das ist völlig legitim. Ich arbeite auch gerne alleine und in Ruhe vor mich hin. Und das musst du gar nicht ändern und in sämtliche Co-Workings hüpfen.
Der Austausch aber untereinander und das Knüpfen von VA-Kontakten empfinde ich als ein sehr wichtiger Faktor in der Selbstständigkeit. Du kannst in bestimmten Situationen deine Kolleginnen um Rat fragen oder auch mal etwas Dampf ablassen. Ein gutes Netzwerk empfiehlt sich untereinander auch weiter. Denn nicht jede Anfrage, die in deinem Postfach landet, passt zu dir und deinem Angebot. Diese Anfragen spielt sich ein Netzwerk zu.
Die Social Media Mastermind ist das Alumni Programm für alle Absolventinnen des Programms „Social Media Assistant“. Hier tauschen wir uns monatlich über Branchenupdates, Probleme mit Kunden oder diverse Fragen aus und feiern regelmäßig auch neue Projekte.
Ein allgemeines VA Meetup organisieren Barbara, Bianca und ich ebenfalls regelmäßig. Dort sind frische VAs und alte Hasen immer willkommen, um sich auszutauschen.
Grund 5: "Du bildest dich nicht regelmäßig weiter und hast keine Lust in deiner Nische up-to-date zu bleiben."
Das großartige an einer Selbstständigkeit ist, dass diese sich immer weiterentwickelt. Stillstand ist Rückschritt, oder wie lautet der Spruch? 😉
Regelmäßige Weiterbildungen, sich Neues wissen aneignen, das eigene Angebot schärfen und natürlich hierfür auch immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, sind essentielle Dinge, die es braucht, um von der Selbstständigkeit zu leben. (Ein Bäcker kreiert schließlich auch regelmäßig ein neues Brötchen, oder?)
Die Möglichkeiten an der eigenen Weiterbildung sind enorm. Abonniere dir Newsletter von großen Fachmagazinen deiner Nische, stöbere regelmäßig durch Blogs, kaufe dir Fachliteratur oder besuche konkrete Seminare: Es muss nicht immer eine zweijährige Weiterbildung sein, um sich weiterzuentwickeln. Auch kleine Schritte helfen dir dabei, ein solides Wissen aufzubauen.
Grund 6: "Du lässt dein Marketing schleifen oder startest es gar nicht erst."
Dein eigenes Marketing ist ein wichtiger Eckpfeiler deiner Selbstständigkeit. Und ja: Gerade am Anfang mag das ein unüberwindbarer Berg sein, aber jeder noch so kleine Schritt hilft dir dabei, sichtbarer zu werden.
- Erstelle dir eine Website, die mindestens die wichtigsten Punkte enthält (Kurze Vorstellung, Angebot, Testimonial, Kontaktmöglichkeiten)
- Sei auf einem Social Media Kanal deiner Wahl aktiv, veröffentliche dort regelmäßig Inhalte und interagiere mit den Inhalten der anderen Benutzer.
- Nutze Facebookgruppen, um dich ggf. auf Gesuche zu melden (hier findest du den Leitfaden für Bewerbungen als VA) oder um Hilfestellungen zu geben und dir so einen Namen in der Branche zu machen!
- Optional: Schreibe Blogartikel zu deiner Angebotsnische und nutze Pinterest, um mit Pins auf deinen Blog aufmerksam zu machen.
Wichtig ist (und hier spreche ich aus Erfahrung): Lass dein Marketing auch dann nicht einbrechen, wenn du gerade ausgebucht bist. Das hilft dir dabei, regelmäßig neue Anfragen zu generieren und Durststrecken erst gar nicht aufkommen zu lassen.
Grund 7: "Du bietest deinen Service zu günstig an oder lässt dich regelmäßig preislich herunterhandeln."
Ein Stundensatz von 30,- Euro klingt schon verdammt gut, oder? Im Angestelltenverhältnis mag das auch so sein. Aber als Selbstständige sind 30,- Euro wirtschaftlicher Selbstmord. Als Selbstständige trägst du alle Kosten, die sonst der Arbeitgeber mitträgt, selbst. Dies umfasst beispielsweise die Sozialversicherung, die Ausstattung der Büroräume, ggf. Weiterbildungskosten, Steuern, Gewinnrücklagen, Strom, Wasser, Versicherungen… Diese Kosten musst du unbedingt in deinen Stundensatz einkalkulieren. Weniger als 50,- Euro (und das ist schon verdammt wenig) solltest du deshalb unter keinen Umständen ansetzen!
Wer dich herunterhandeln möchte, wird auf Dauer wohl auch ein anstrengender Kunde werden. Wenn du deine Preise und Pakete wirtschaftlich gut kalkuliert hast und eine zufriedenstellende Arbeit lieferst, brauchst du dich nicht herunterhandeln zu lassen. Auch nicht mit der Angst im Nacken, dass du keine Kunden findest… Dem ist nämlich nicht so.
Kleine Story am Rande: Mir hatte ein Kunde in meinen Anfängen einen großen Auftrag zu gesichert und kurz vor dem Start wieder zurückgezogen. Ich war wirklich verzweifelt. Zwei Wochen später hatte ich eine neue Kunden gewonnen und für sie mehr als 3 Jahre gearbeitet – bei einem höheren Stundensatz, als ich für Kunde 1 angesetzt hatte. Vertrau deinen Fähigkeiten und darauf, dass alles gut wird!
Grund 8: "Du hältst dich zu sehr mit Kleinigkeiten auf, die dir keine Kunden bringen."
Sei ehrlich: Wie viele Stunden hast du damit verbracht, dir den schönsten Schriftzug für dein Logo oder deinen Instgram Beitrag herauszusuchen? Ich saß stundenlang daran! Rückblickend weiß ich: Diese Arbeit war nicht nötig. Denn Kunden buchten mich nicht, weil mein Logo so schön war, sondern weil ich genau das Angebot für sie geschnürt habe, das sie brauchen.
Halte dich deshalb nicht mit vermeintlich wichtigen Aufgaben wie der Logogestaltung oder der besten Farbkombination von den wirklich wichtigen To Do’s ab. Konzentriere dich auf deine Zielgruppe, dein Angebot, dein Know-how und dein Marketing!
Grund 9: "Du bereitest dich nicht auf Erstgespräche mit Neukunden vor oder bist unpünktlich."
Grundsätzlich gilt: Ein Erstgespräch ist kein Bewerbungsgespräch, sondern ein Kennenlerngespräch für beide Seiten, um herauszufinden, ob ihr beide zueinander passt und zwischenmenschlich harmoniert. In einem Erstgespräch kannst du gezielt auf dein Angebot und das Ergebnis für den Kunden eingehen. Deshalb solltest du dich unbedingt auch darauf vorbereiten. Schaue nach, was der Kunde macht, auf welchen Plattformen er präsent ist, wer seine Zielgruppe ist etc.
Und sei unbedingt zwei, drei Minuten vor der vereinbarten Zeit online. Wer zu spät kommt, hinterlässt keinen guten Eindruck ;-).
Meine Erfahrungen aus 5 Jahren Online Business als Virtuelle Assistenz für Social Media
In den letzten 5 Jahren habe ich viele Kolleginnen kommen und gehen gesehen. Ich will dir hier nicht verschweigen, dass es nicht alle schaffen, ihren Traum zu verwirklichen. Aber wenn du mit Ehrgeiz und Durchhaltevermögen dranbleibst, wirst du dir eine Basis kreieren, die dir hilft, als Virtuelle Assistenz selbstständig zu arbeiten.
Um dir den Druck zu nehmen, innerhalb von wenigen Wochen oder Monaten dein gesamtes Leben finanzieren zu können, ist natürlich auch eine nebenberufliche Selbstständigkeit ein guter Start in das Online Business.
Im Blogartikel „Red Flags in der Zusammenarbeit mit Kunden“ schreibe ich über die häufigsten Red Flags bei Kunden, die sich in den meisten Fällen nicht zu Traumkunden entpuppen.